Het uitgebreide verslag
Waarom ik het bouwde
Als freelancer ben je verkoper, projectleider en boekhouder tegelijk. Klanten zoeken deed ik in losse tabbladen, een Excel-lijst en mijn geheugen. Ik wilde één plek waar ik 's ochtends zie wat er vandaag moet gebeuren.
Bestaande CRM's konden veel, maar niet zoeken in mijn eigen regio, geen websites doorlichten en de Belgische mailregels kenden ze niet. Dus bouwde ik het zelf.
Hoe het werkt, in vijf stappen
- Zoeken. Je kiest een gemeente en een sector. Het systeem haalt bedrijven op uit open kaartgegevens (OpenStreetMap) en laat ketens en filialen weg.
- Doorlichten. Van elke website meet het de basis: is hij snel, werkt hij op een gsm, kan je contact opnemen, is er een chatbot, kan je online betalen, is hij toegankelijk.
- Kiezen. Elk bedrijf krijgt een score. Van de 40 gevonden bedrijven blijven de beste 20 over, met de reden waarom.
- Opvolgen. Wie interessant is, gaat met één klik naar het CRM. Daar sleep je kaartjes van eerste contact naar klant, met notities en activiteiten.
- Mailen. Campagnes met een daglimiet. Per adres controleert het systeem of je mag mailen, het verstuurt nooit twee keer dezelfde stap en stopt bij een antwoord, een afmelding of een onbestelbare mail.
De Belgische regels, ingebouwd
Een vennootschap mag je in België mailen op een algemeen adres zoals info@, met een duidelijke manier om je af te melden. Een eenmanszaak of een persoonlijk adres geldt als natuurlijk persoon: daar heb je vooraf toestemming nodig.
Is de rechtsvorm niet duidelijk, dan beslist het systeem niet zelf, maar vraagt het mij. Wie zich afmeldt, komt op een blokkeerlijst en krijgt nooit meer een mail.
Hoe het gebouwd is
Het draait op mijn eigen server in België, niet in een Amerikaanse cloud. Alle gegevens staan in één lokale databank, en elke nacht gaat er een reservekopie van. Inloggen gebeurt met een persoonlijke code, en na te veel foute pogingen gaat het slot erop.
Het is lichtgewicht gebouwd, met zo weinig externe onderdelen als mogelijk, en de belangrijkste regels worden automatisch getest: vandaag 33 tests. Hoe ik de bedrijven precies score en welke mailteksten ik gebruik, hou ik voor mezelf.
Waar het vandaag staat
Eerlijk is eerlijk: niet alles is af. Zoeken, doorlichten, scoren en het CRM gebruik ik voor mijn eigen zaak. Mailen staat nog in testmodus: er vertrekt niets tot de technische beveiliging van mijn mailbox (DKIM) volledig in orde is. Liever een week later live dan één mail in iemands spam.
Op de planning: een controle in het Belgische bedrijvenregister (KBO), zodat de rechtsvorm altijd klopt, en hulp bij een eerste mail op maat van wat het systeem op de website vond.
Wat ik ervan leerde
Het moeilijkste was niet de techniek, maar de regels. Wie mag je mailen, wanneer stop je, wat als iemand antwoordt? Dat zit nu in het systeem en niet meer in mijn hoofd.
En dat is precies wat ik ook voor klanten doe: hun werkwijze vastleggen in een systeem dat blijft werken, ook op de drukke dagen.